Contoh fail Sulit
Contoh Fail Rahsia
Contoh Fail Rahsia Besar
PENGURUSAN FAIL
BAHAGIAN
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT.
I - Pengurusan Am Pejabat.
II -
Pentadbiran Sumber Manusia.
III - Keperbadian Dan Keterampilan.
IV - Pengurusan Perhubungan Pelanggan.
V -
Sistem Penyampaian Perkhidmatan.
VI -
Urusan Surat Kerajaan.
VII - Pengurusan Fail.
VIII - Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan
Pelupusan Rekod Awam.
IX - Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi
Maklumat.
X - Inventori dan Bekalan Pejabat.
BAHAGIAN
VII PENGURUSAN FAIL
BERASAL
DARI PERKATAAN LATIN: FILLUMØSEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT
DOKUMENSUPAYA TIDAK TERCICIR.ØSATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA
SURAT-SURATANDISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,NOMBOR, DIDAFTAR
DAN DIINDEKSKAN.Ø ALAT YANG DINOMBORKAN DAN
DIDAFTARKANMENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUKMENYIMPAN DOKUMEN YANG
BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.ØTINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE
DALAM ALATTERSEBUT.
DEFINISI
SISTEM FAIL—Proses menyimpan segala rekod dan
dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan
berakhir—Satu proses Klasifikasi,
Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat
bila dikehendaki;
DEFINISI
Mengandungi dokumen, suratFAIL dan catatan minit Meliputi pembukaan,SPF
pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan.
TUJUAN—Membantu agensi awam melaksanakan urusan
pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan—Memperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya
ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam.
TUJUAN•Mewujudkan
sistem pengurusanrekod yang sistematik, cekap danberkesan di jabatan•Membantu
pegawai atau staff yangterlibat dengan fail dan surat dalamkerja-kerja
mereka•Mendapat pengiktirafan kerajaandalam Anugerah MS ISO.
Digubal
berasaskan ArahanPerkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kirakemajuan
teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedah pelaksanaan
tugas secara tradisional terutamanya di jabatan / agensi yang kecil.
Rujukan
hendaklah dibuat pada pekeliling, surat pekeliling atau peraturanlain yang
berkuat kuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan Panduan Pengurusan Pejabat
KENAPA
FAIL DIPERLUKANØ ALAT PERHUBUNGANØ MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSIØ MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSANØ MENGAMBIL TINDAKANØ MENGEKALKAN INGATANØ BAHAN RUJUKAN UTAMAØ BAHAN BUKTI 12Ø BAHAN PENYELIDIKAN
REKA
BENTUK KULIT FAIL
• TERBUKA
(Am 435 – Pin. 1/80)
• SAMPUL
KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)
• TERHAD
(TANDA TERHAD)
• SULIT
(Am 436) HIJAU
• RAHSIA
(Am 437)
• RAHSIA
BESAR (Am 438)
Sistem
yang mempunyai protokolnya tersendiri dan beberapa pengawal—Peruntukan Undang-Undang Bhg. ‘A’ (PU.A)—Akta Arkib Negara—Akta Rahsia Rasmi 1972—Peraturan Pentadbiran—Arahan Perkhidmatan – BAB 4
-Sistem Fail—Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5
Tahun 2007 – PPP Bhg.
Kepentingan
Pengurusan Fail—Penggunaan fail ini membolehkan
maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat
apabila diperlukan. —Fail mesti diuruskan dengan
sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh
Jabatan Arkib Negara.
Prinsip-prinsip
Sistem Fail —Fail manila kad tidak banyak
menggunakan ruang; —Mudah disedia dan mudah disimpan;
—Murah dan mudah diperolehi; —Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan; —Rekod mudah dicari bila diperlukan; —Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan
dalam fail berkenaan.
KATEGORI
FAIL Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yangHousekeeping
meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan
dan pembangunan Diwujudkan oleh sesebuahFunctional Jabatan / Agensi Kerajaan
untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya 17
PENGKELASAN
FAIL Fail Urusan Am (house keeping file )mengandungi surat dan dokumenlampiran
berkaitan hal pentadbiran,bangunan dan harta, kelengkapandan bekalan, kewangan
danpersonel.
PENGKELASAN
FAIL—Kategori 1: - Fail Urusan Am
(house keeping files) - Pentadbiran Am : 100 - Bangunan & Harta (Aset
Tetap) : 200 - Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) : 300 - Kewangan : 400 -
Personel : 500
PENGKELASAN
FAIL ….—Kategori 2 - Fail Urusan Fungsian
(function file) - Pengurusan Kurikulum : 600 - Pengurusan Kokurikulum : 700
PENGKELASAN
FAIL ….Fail Urusan Fungsian (function file )- mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan.
KLASIFIKASI FAILTaraf Keselamatan1. Terbuka2.
Terperingkat: Dikelaskan mengikut peringkatkeselamatan selaras denganArahan
Keselamatan - Rahsia Besar - Rahsia - Sulit - Terhad
Fail
Terperingkat … —Rahsia Besar: Boleh menyebabkan
kerosakan besar kepada Negara —Rahsia: Boleh membahayakan
keselamatan Negara —Sulit: Boleh memudaratkan
kepentingan atau martabat Negara —Terhad: Boleh menghalang
kelicinan proses pentadbiran.
Pengenalan
Fail —Rahsia Besar - Kuning dan
Berpalang Merah serta tercatat ‘RAHSIA BESAR’ —Rahsia - Merah Jambu Berpalang
Merah dan tercatat ‘RAHSIA’—Sulit - Hijau tercatat perkataan
‘SULIT’—Terhad - Putih tercatat perkataan
‘TERHAD’—Terbuka - Putih
MAKSUD
CIRI -CIRI KESELAMATAN — TERBUKA- Tiada had — TERHAD - Pegawai yang menjalankan tugas —SULIT – Individu —RAHSIA - Maruah Negara — RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara
PENGKELASAN
FAIL —1. Rahsia Besar: —Maklumat tentang urusan kerajaan
yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar
kerajaan. —Maklumat ini dimuatkan di dalam
fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail 27
(a): RAHSIA BESAR Dokumen ini ialah hak
milikkerajaan Malaysia/negeri…dandimaksudkan bagimakluman…….sendiri dan
lain-lain pegawai yang perlu mengetahui kandunganya dalam masa menjalankan
tugas-tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak
boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak berkaitan.
PENGKELASAN FAIL2. Rahsia:—Urusan berkaitan dengan program pembangunan
kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.—Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna
merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail.
(b): Rahsia atau SulitDokumen ini ialah hak
milik Kerajaan Malaysia/Negeri….dandimaksudkan bagi maklumanorang-orang yang
perlumengetahui kandungannya dalammasa menjalankan tugas-tugasrasmi mereka.
Maklumat yangterkandung dalam dokumen initidak boleh diberitahu secaralansung
atau tidak kepada akhbar
PENGKELASAN
FAIL —3. Sulit: —Urusan yang berkaitan dengan
sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri
begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam. —Maklumat berkenaan disimpan dalam
fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’ 33
PENGKELASAN
FAIL—4. Terhad: —Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang
edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat
seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad. —Fail jenis ini berwarna putih.
TERHAD
PENGKELASAN
FAIL —5. Terbuka: —Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis
terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan.
Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini. —Fail jenis ini berwarna putih.
© :FAIL
TERBUKA-PUTIH Maklumat yang terkandung dalamdokumen ini tidak boleh diberitahu secara
lansung atau tidak lansungatau tidak kepada akhbar atausesiapa yang tidak
dibenarkan
PENGKELASAN
FAIL6. Sampul Kecil: —Sampul kecil ialah fail sementara
diwujudkan berlandaskan fail utamanya. —Warna fail ialah kuning atau
coklat. Am 435A-Pin. 1/82
SAMPUL
KECIL NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN PERKARA: MINIT-MINIT
PENGKELASAN
FAIL7. Fail Timbul: Fail timbul mengandungi bahan-bahan yang belum diedarkan
kepada pegawai- pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan.
PEMBUKAAN
FAIL LANGKAH-LANGKAH SEBELUM MEMBUKA FAIL
• Semak
setiap “memo” yang diterima
• Semak
perkara utama dalam surat
• Semak
panduan-panduan/doket abjad/senarai fail/buku daftar
•
Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut.
PROSEDUR
PEMBUKAAN FAILTINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL—PASTIKAN SURAT / LAPORAN /
PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL—JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FAHARASAT BILANGAN UNTUK
PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DIDAFTARKAN—JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL
DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN
Ø ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.Ø JELAS, RINGKAS DAN PADAT.Ø TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTIBPR, ANM,PPR , MNI,
BMW DLL.Ø ELAK GUNA PERKATAAN/EJAANSAMA
YANG MEMPUNYAI MAKNABERLAINAN (OMOGRAPHS) CONTOHNYAKABINET, BAHAGIAN KABINET
DLL.Ø BERDASARKAN FUNGSI JABATAN /
MEMBUKA
FAIL BARU…. KECUAIAN BOLEH MENYEBABKAN:
• Wujud
dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama
• Wujud
dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan
• Wujud
dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama.
MEMBUKA
FAIL BARU…. MEMBUKA FAIL BARU…
• Tajuk,
nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail
• Tajuk:
- Jelas - Ringkas - Padat - Menggambarkan kandungan
MEMBUKA
FAIL BARU…. MEMBUKA FAIL BARU…—Daftarkan fail baru ke dalam
rekod pendaftaran fail.—Setelah menerima surat, hendaklah
dikandungkan ke dalam fail berkenaan—Kandungkan surat mengikut taraf
terperingkat
PENDAFTARAN
FAIL BARU
•
Sediakan Kertas Doket: Doket Faharasat Nombor ( Am 89 ) Doket Faharasat Abjad (
Am 89 a)
• Taipkan
Butiran: Kod huruf dan nombor Rujukan fail Tajuk Fail
SUSUN
DOKET DALAM BINDER1 . Faharasat Nombor / Bilangan 8 Untuk mencatatkan pergerakan fail 8 Masukkan tarikh fail dibuka.
SUSUN
DOKET DALAM BINDER … SUSUN DOKET DALAM BINDER2 . Faharasat Abjad /Alphabetical 8 Susun dalam binder ikut perkataan yang dipilih 8 Untuk rekod dan pengesanan fail.
Doket
Faharasat Bilangan(Borang Am 89) Nombor-nombor Fail No. Fail :
JBA:8011/100-09/09 yang berkaitan Faharasat di bawah Pengisian Jawatan Perkeranian
Perkara Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian.
Doket
Faharasat Abjad(Borang Am 89A) Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09
yang berkaitan Faharasat di bawah Pengisian Jawatan Perkeranian Perkara
Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian. JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003
Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) Taraf -L4 Tajuk keselamatan Utama (L 2 ) Sub
Tajuk Utama (Aktiviti) Kod Kumpulan (L 3) sekolah Utama (L 1)NAMA FAIL:
TINDAKAN TATATERTIB (SULIT) JBA8011 / 100-09 / 10 / 004 Sub-sub Tajuk Utama
(Sub-Aktiviti) Tajuk Kumpulan -L4 Utama (L 1) UtamaKod (L 2) Sub Tajuksekolah
Utama (Aktiviti) -L3 55
Contoh
fail peribadiJBA8011/FP: A-42644 Nombor Fail Peribadi DiKod Sekolah Jabatan
Nama Ringkas Bagi Fail Peribadi.
Perkara
dan Nombor fail —Isi surat menentukan
perkara/tajuk —Jelas, ringkas dan padat —Tidak guna singkatan —Elak guna perkataan/ejaan sama
yang mempunyai makna berlainan —Berdasarkan fungsi jabatan/unit —Nombor fail ikut sistem fail sedia ada —Didaftarkan di bawah perkara.
Kertas-kertas
Yang Berhubung —Fail yang berkaitan. Sekiranya
fail baru dibuka, catatkan nombor fail sebelumnya —Jika sistem klasifikasi baru diamalkan, catatkan
sistem klasifikasi sebelumnya —Kandungan diasingkan ke folder
lain —Rujukan silang (cross reference)
Rujukan
agensi / klasifikasi Rujukan daftar nombor Tajuk / daftar abjad 150100-1 / 01
JBA8011 / 100-1 / 01 NO. PENDAFTAR FAIL No. Rujukan Fail PEKELILING IKHTISAS
02/10/2008 Tajuk Fail
Fail
Peribadi No. Pendaftaran 61
Fail Kulit
Tarikh kandungan pertama Tarikh kandungan akhir —Pertama: Tarikh kandungan pertama
yang dimasukkan ke dalam fail —Akhir: Tarikh lampiran/surat
terakhir dicatat sebelum fail ditutup # Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat
atau tarikh tutup fail
KERTAS
MINIT
Setiap
fail perlu ada kertas minit •Kertas minit digunakan untuk mencatat semua
surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan•Surat-surat
masuk dicatat dengan dengan isi dakwat merah surat-surat berkenaan. kandungan•
Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam
CONTOH
MINIT
Surat
Masuk—Surat bertarikh …………. daripada
…………….. ………………………… dikandung pada ..………Surat Keluar—Surat bertarikh …………. kepada …..………….. …………………………
dihantar pada ..…………
PROSEDUR PENGURUSAN FAIL
1.
PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
2.
PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
3.
PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL
4.
PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
1.PENERIMAAN
DAN PENDAFTARAN SURAT
1.1
SURAT-SURAT TERPERINGKAT
1.2 SURAT
UMUM KEPADA KETUA JABATAN
1.3 SURAT
UNTUK PERHATIAN
1.4 SURAT
DIMINITKAN
1.5
PINDAH SURAT
1.2 SURAT
UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN
Semua
surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah, Pengarah
Negeri, PPD, Ketua Institusi dan tidak ada untuk perhatian mana-mana pegawai.
1.3 SURAT
UNTUK PERHATIAN
Semua
surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan dicatatkan untuk perhatian
pegawai berkenaan.
1.4 SURAT
DIMINITKAN
—Semua surat yang diterima dan
surat keluar perlu diminitkan—Surat masuk diminitkan dakwat
merah—Surat keluar diminitkan dakwat
biru @ hitam—Surat hendaklah diminitkan dalam
kertas minit Am 6
1.5
Pindah Surat
—Surat-surat tersalah masuk fail—Pindaan surat mengandungi Tajuk Surat, No.Rujukan
Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh
KERTAS
PINDAAN SURAT
—Tajuk Surat: .….………………………………………………. —No.Rujukan Surat:
..…..………………..……….………—Daripada:…..…..…………………………….…………—Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….—Dipindah oleh: ………………………………………….—Tarikh: ………….……………………………
1.6
SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA
•
Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelumdiedarkan• Tindakan
serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil(Am 435 pin 1/82)
digunakan sebagai langkah sementara• Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul
Kecil ke dalam Fail asaldan minitkan sebagai satu kandungan• Surat juga boleh
diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakansegera, tapi pastikan dapat no.
rujukan yang betul• Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai boleh
menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli surat rasmi.
1.7
TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL
Buka
surat dan capkan tarikh terimaDaftar surat dalam Buku Daftar PenerimaanSurat
(Am 10)Serah surat kepada Ketua Jabatan untukdiminitkan kecuali surat untuk
perhatianSerah surat kepada pegawai berkenaan untuktindakanDapatkan fail dan
kandungkan surat dalamfail berkenaan.
CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL
—CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL
DI SUDUT KANAN ATAS SURAT
—NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM
BULATAN
—SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN
BULATAN PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH
—SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN
BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU HITAM
Minit
tindakan…—Minit yang panjang hendaklah
ditaip ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan
sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail—Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda
tangan penuh.
Kertas
Minit m.s.No: Fail: JBA8011/100-01/01/002 Surat Pengesahan dalam Perkhidmatan
PPP 20 Memo J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45) Pekelling dimasukkan bertarikh
22.8.2008 pada 30.8.2008Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk
makluman dan tindakan.2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya
keputusannya. Terima kasih. t.t. Ringkas tarikh
Minit
tindakan—Semua perenggan dalam sesuatu
minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor—Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis
dengan jelas 77
Kertas
Minit m.s. No: Fail: JBA8011/100-01/01/002 Telah berbincang dan keputusan telah
dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya
pada 22.9.2008. t.t.Dipersetujui. t.t. Ringkas tarikh 21 Dikirim pada 28 SEP
2008
SAMPUL
KECIL (AM35A Pin.1/82)Membuka Sampul Kecil sebagaiTindakan Fail Sementara- Fail
Induk tidak dapat dikesan perlu buka sampul kecil- Jadikan sampul kecil sebagai
kandungan apabila fail berkenaan dijumpai- Nombor/tajuk fail sama dengan fail
asal- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru perlu dibuka digunakan
sebagai fail sementaraUntuk tindakan segera apabila fail induk tidak diperolehi
dan iadimasukkan ke dalam fail induksebagai satu kandungan.
PROSEDUR
TUTUP/BUKA FAIL
Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi
100 kandungan atau ketebalannya 4sentimeter, mana yang terdahulu.
PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL FAIL PROSEDUR TUTUP/BUKA
—Di atas kulit fail yang telah
ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan
‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat
kekal. JBA8011 / 100-1 / 01 K A U D IB 2 ILID J U P U TDIT 83
PROSEDUR
TUTUP/BUKA FAIL PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL
—Di atas kulit fail yang baru pula
hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan
‘Jilid 2’ (Jld. 2). 84
PERGERAKAN
FAIL
—FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI
PENDAFTARAN
—PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU
ADA SLIP TRANSAKSI
—PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM
PERHATIAN
SLIP
TRANSAKSI
—Kepada: —Unit Fail dan Rekod —Fail No. : —Telah saya serahkan —Kepada
............................ — Nama Pagawai —Unit / Bahagian :
.....................................—Hari Ini
— Sekian. —Tandatangan:
........................................ —Nama :
........................................ —Unit : ........................................
PENGEDARAN
FAIL-FAIL
1.
Catatan Pengedaran Fail-Fail —- Bahagian pendafaran fail
hendaklah merekodkan dalam rekod nombor—- Tuliskan ringkasan gelaran
jawatan pegawai dan tarikh—- Tindakan yang sama oleh pegawai
kepada pegawai—- Memudahkan pergerakan fail—- Tindakan yang sama apabila fail dipindah ke Arkib.
• DIGUNA
UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.• DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.•
DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.• KAD DISIMPAN
OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN.• BUKTI
PENGEDARAN
FAIL-FAIL2.
Tanggungjawab
Pegawai Dalam Pergerakan Fail: —Mengelakan daripada fail ‘hilang’
—Pergerakan fail dari seorang
pegawai kepada pegawai lain hendaklah melalui pendaftaran fail —Bahagian pendaftaran hendaklah menyediakan borang
perjalanan fail. Borang akan dihantar kepada Bahagian Pendaftaran
SIMPANAN
DALAM PERHATIAN Buku SDP (Simpan Dalam Perhatian)
—- Fail-fail yang memerlukan
maklumat lanjut
—- Tindakan akan diambil dalam
jangka masa tertentu
—- Susun ditempat atau di rak-rak
khas
—- Susun ikut tarikh kalender 1
hingga 31 hari.
—- Rekod dalam doket/pendaftaran
failBuku SDP diperiksa Setiap Hari
—- Buku SDP hendaklah diperiksa
setiap hari bekerja
—- Hantar fail tersebut apabila
tarikh tersebut sampai 90 hari
KETUA
JABATAN Bertanggungjawab - PENGWUJUDAN - PEMELIHARAAN dan - PELUPUSAN
BAHAGIAN
VIII
Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam.
PEMELIHARAAN-
Mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan
Prosedur- Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;-
mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan- peralatan yang
bersesuaian;- melaksanakan pelupusan rekod awam
MEMELIHARA
DAN MENYIMPAN REKOD KERAJAAN
*
Rekod-rekod Kerajaan :surat, dokumen, rekod, daftar bahanbercetak, buku,
peta,pelan, lukisan,gambar, mikrofilem, filem wayanggambar dan rakaman suara
yangditerima atau dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam apajua
bentuk untuk tujuan menjalankandan menunaikan urusan rasmimereka.
*
Rekod-rekod boleh digunakan: - sebagai bahan sejarah - proses pentadbiran -
sebagai bukti - sebagai rujukan - membuat penyelidikan / kajian 96
.
PEMELIHARAAN
REKOD- REKOD-
Hendaklah
dijaga dan disimpan dengan baik- Bilik simpan rekod mestilah sesuai, tidak
lembab, atap tidak bocor,dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.-
Disimpan atas rak-rak- Rekod-rekod yang basah dianginkan supaya kering dan
dibersihkan dari 97
- Terhindar dari bahaya banjir dan bahang
matahari- Awasi dari anai-anai, semut dan lain- lain seranga.- Rekod-rekod yang
koyak hendaklah dibaiki/ditampal- Sediakan alat pemadam api, dan- Jangan
digunakan sebagai tempat makan minum, merokok atau menyimpan asid, cat, dakwat
dan minyak spirit.
PELUPUSAN
-
melaksanakan pelupusan rekod awam,secara pemusnahan/ pemindahan- mengikut
tatacara dari Akta Arkib Negara Malaysia 2003. – (Jadual Pelupusan Rekod Am)
FAIL-FAIL
YANG TELAH DITUTUP/MENUNGGUKELULUSAN ARKIB NEGARA HENDAKLAH DISIMPAN BERASINGAN DENGAN FAIL-FAIL LAIN.
PENYIMPANAN
Bilik Rekod
- digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang
digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang ain. - hendaklah sentiasa
bersih, tidak berhabuk, mempunyai peredaran udara yang baik.
Bilik
Rekod- Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar
masuk bilik rekod.- Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang sama sekali
di bilik rekod.
Program
Rekod Penting (Vital- Kenal pasti Rekod Penting Records) - rancang untuk
memelihara rekod tersebut. - Salinan keselamatan (backup copies) dan disimpan
di lokasi berasingan.- Pelan Tindakan Bencana - menyediakan aspek-aspek
menghadapi 103
PENYIMPANAN
FAILBAGI : - Fail-Fail TEBUKA disimpan di rak- rak fail - Fail-Fail TERHAD
disimpan di kabinet keluli atau kabinet keluli yg berkunci dan berasingan dari
fail bukan terperingkat.
BAGI
:Fail-Fail - RAHSIA BESAR - RAHSIA dan – SULIT
Sediakan BUKU pendaftaran berasingan / indeks
berasingan bagi pengawalan pergerakan fail
ØDisimpan
di dalam kabinet keluli atau almari keluli yang berkunci dan berasingan dari
tempat fail tidak terperingkat.
No comments:
Post a Comment